Page 17 - Slayt 1

d) Belediye Başkanlığına; kurum, kişi ve birimlerden gelen-giden evrakların kaydının yapılmasını kontrol edip, onay, sevk ve
havale işleminden sonra, yerine ulaşması ve arşivlenmesini takip eder.
e) Kurum ve birimlerden gelen-giden gizli dereceli evrakların, gizli evrak defterine kaydının yapılıp, yerine ulaşmasını takip
eder.
f) Başkanlığa bağlı birimlerden; Belediye Meclisine ve Encümenine görüşülmesi için sevkli gelen evraklarla, Başkanlık adına
Meclis ve Encümen gündemlerinin hazırlanmasını sağlar.
g) Meclis toplantı tarihini, Belediye Başkanı tarafından belirlenen gündem maddelerini, Belediye Kanunu’nun 20. ve 21.
maddeleri gereğince en az üç gün önceden zabıta personeli marifetiyle, faks ve telefon aracılığıyla Meclis Üyelerine ulaşmasının
kontrolünü yapar, basın ilan kurumu aracılığı ile ilan ettirir, ayrıca belediye başkanlığının internet sayfasından kamuoyunu
bilgilendirmek üzere yayımının kontrolünü yaptıktan sonra Meclis Toplantısının yapılmasını sağlar.
ğ) Belediye Meclisinde görüşülen konuların karar özetlerini, toplantı tutanaklarını ve sıradaki meclis toplantısının ne zaman
yapılacağının Belediye İnternet Sayfasından yayımını ve Meclis Toplantı gündeminin, Meclis Toplantı Salonu girişindeki ilan
tahtasında ilan edilmesinin kontrolünü yapar.
h) Alınan Meclis Kararlarının, Belediye Başkanınca; yasal süresi içerisinde Belediye meclisine iade edilmemesi durumunda,
yedi gün içinde Büyükşehir Belediye Başkanlığına gönderilmesinin kontrolünü yapar, onaylanıp geri gelen kararların da Mülki
Amire ulaştırılmasının kontrolünü yapar.
ı) Belediye Başkanı tarafından Belediye Encümenine havale edilen dosyalar doğrultusunda, Başkanlık adına Encümen
Gündemini hazırlanıp üyelere dağıtımını yaptırır, Encümen Toplantısına Belediye Kanunu’nun 33. maddesi gereğince Belediye
Başkanının görevlendirme yazısıyla Encümenin Memur Üyesi olarak toplantıya katılır veya başkan tarafından
görevlendirilmemişse, kayıt tutmak amacıyla toplantılara katılır veya görevlendireceği bir personel aracılığıyla bu iși yapar.
Toplantıda alınan kararların yazılmasını, sonuçlarıyla birlikte Encümen Kayıt Defterine kayıt edilmesini, internet ortamından
yayımının yapılmasını, yazılan kararların ilgili birimlere sevkinin sağlanmasını kontrol ettikten sonra, arşivlenmesini yaptırır.
Bunlarla birlikte Encümen ve Meclis Üyelerinin huzur hakkı ücretlerinin ödenmesi için bir üst yazıyla birlikte İnsan Kaynakları
ve Eğitim Müdürlüğüne sevkinin yapılmasını kontrol eder.
i) Meclis, encümen, genel evrak işlemlerinin, kanun ve yönetmelik hükümleri doğrultusunda uygulanmasını sağlar.
j) Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlar.
k) Stratejik Planlama ile ilgili müdürlüğün hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlar.